Een laptopvloot opzetten voor je MKB-bedrijf

Vijf medewerkers of vijftig: op enig moment koop je geen losse laptop meer, maar een vloot. En dan gaan er andere dingen tellen dan bij een prive-aankoop — standaardisatie, garantie, en de vraag wie er belt als er eentje uitvalt.

De meeste MKB-bedrijven groeien het probleem in. Er komt iemand bij, er wordt snel een laptop besteld, en drie jaar later heeft iedereen een ander model met een andere lader en een andere levensduur. Dat werkt prima tot de dag dat het misgaat. Dan blijkt dat je van vijftien laptops vijftien verschillende garantietermijnen moet uitzoeken.

Het goede nieuws: een vloot opzetten is geen ingewikkeld project. Het is vooral een kwestie van vooraf drie keuzes maken in plaats van vijftien keer improviseren.

Begin bij het aantal, niet bij het model

De verleiding is om te beginnen met specs. Doe dat niet. Begin met de vraag hoeveel mensen er over twee jaar met zo’n laptop werken, en welk soort werk dat is.

Grofweg vallen kantoormedewerkers in drie groepen. Wie de hele dag in browser, mail en Office zit, heeft veel minder nodig dan iemand die met grote bestanden of ontwerpsoftware werkt. En wie constant onderweg is, heeft baat bij gewicht en accu — niet bij rekenkracht.

• Kantoorwerk: browser, mail, Office, videobellen
• Zwaarder werk: grote spreadsheets, ontwerp- of bouwsoftware, virtuele machines
• Onderweg: veel reizen, presenteren bij klanten, werken in de trein

In het MKB valt in de praktijk zo’n tachtig procent in de eerste groep. Dat is precies waarom refurbished hier zo goed uitpakt: die groep heeft geen nieuw toestel nodig, maar wel een betrouwbaar toestel.

Kies een model, hooguit twee

Dit is de belangrijkste beslissing en tegelijk de goedkoopste. Als iedereen dezelfde laptop heeft, wordt bijna alles simpeler.

Je hebt een type lader, dus je kunt er een paar reserve op kantoor leggen. Je kunt een toestel als reserve achter de hand houden dat op iedereen past. Een nieuwe medewerker krijgt exact dezelfde werkplek als zijn collega. En als er iets stuk gaat, weet je al hoe het zit, want je hebt het eerder meegemaakt.

Welke specs kantoorwerk echt nodig heeft

Voor de eerste groep — browser, mail, Office — is de lat lager dan de meeste mensen denken. Wat wel telt, is geheugen en opslag, want die zijn achteraf meestal niet uit te breiden.

Van de achttien laptops in onze shop zijn er tien vijftien inch, drie veertien inch en vijf dertien inch. Voor een vaste werkplek met een extern scherm maakt de schermmaat weinig uit — dan telt vooral wat eronder zit.

Garantie, factuur en het verschil tussen zakelijk en particulier

Hier zit het punt waar de meeste vergelijkingen misgaan, en waar je als ondernemer even moet opletten.

Op elke refurbished laptop geldt bij ons standaard 12 maanden garantie, ongeacht de grade. Tijdens het bestellen kun je die uitbreiden naar 24 maanden. De gekozen termijn staat op je orderbevestiging — bewaar die dus, zeker als je meerdere toestellen op verschillende momenten koopt.

De accu is daarbij een verbruiksonderdeel. Binnen de garantietermijn garanderen we een capaciteit van minimaal 80 procent. Dat is een eerlijke afspraak: een accu slijt nu eenmaal, ook een nieuwe.

En dan het punt dat vaak wordt vergeten: het herroepingsrecht van 30 dagen is een consumentenrecht. Koop je op naam van je bedrijf, dan heb je dat wettelijk niet. Dat geldt overal, niet alleen bij ons. Bestel dus liever eerst een toestel om te beoordelen voordat je er tien bestelt — bij een vloot is dat sowieso verstandig.

De uitrol: wat je vooraf regelt

Als de laptops binnen zijn, wil je ze niet een voor een gaan uitzoeken. Vier dingen die je beter vooraf vastlegt:

• Wie is eigenaar van welk toestel — een simpele lijst met serienummer, medewerker en aankoopdatum is genoeg
• Hoe wordt er geback-upt — liefst automatisch naar de cloud, zodat een defecte laptop nooit een gegevensprobleem is
• Wie mag software installeren — een beheerdersaccount voorkomt een hoop rommel
• Wat gebeurt er bij uitdiensttreding — inleveren, wissen, opnieuw uitgeven

Dat laatste punt is meteen de reden om die aankoopdatum bij te houden: als je weet wanneer de garantie afloopt, weet je ook wanneer je moet gaan nadenken over vervanging.

Meegroeien zonder rommel

Het lastige aan standaardiseren is dat modellen op enig moment niet meer leverbaar zijn. Bij refurbished geldt dat sterker dan bij nieuw: de voorraad hangt af van wat er binnenkomt.

De praktische oplossing is om niet op een model te sturen, maar op een profiel. Leg vast wat een werkplek bij jullie moet kunnen — bijvoorbeeld i5, 8 GB, 256 GB SSD, 14 inch — en koop steeds het toestel dat daaraan voldoet. Dan blijft je vloot uitwisselbaar, ook als het typenummer verandert.

Groei je snel? Neem dan contact op voordat je bestelt. Dan kunnen we kijken wat er op voorraad is en wat eraan komt, in plaats van dat je vijf keer achter elkaar tegen een uitverkocht model aanloopt.

Veelgestelde vragen